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東華軟件
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合同管理信息化解決方案

方案咨詢熱線:400-086-0010   15801521904

中國的市場經濟日趨規范,法治經濟和契約經濟的理念已經逐漸深入市場的每個角落,而合同作為所有經濟活動的起點,是企業遵循市場經濟規律的重要體現。為了適應市場的變化和業務的快速發展,企業十分有必要加強對合同的規范管理,以不斷提高企業經營管理水平和風險把控能力,提升企業的協同作戰水平。

而隨著社會信息化進程不斷加快,信息化作為一種提升企業管理效率,加強企業風險把控的有效工具,它發揮的巨大效用正日益顯現。因此,建立一套統一的、對整個企業合同體系進行有效管理和監控的合同信息化管理平臺十分必要。

【合同與企業經營管理】

企業與客戶和供應商之間的關系是合同關系,為了完成合同,企業以項目為組織形式執行。在項目的執行中,企業員工遵循企業的管理制度,運用所掌握的資源進行各種業務經營活動,達成項目目標。員工在業務活動中離不開與聯系人的互動。

合同是市場經濟條件下企業經營管理過程中經濟往來與業務合作的法律表現形式。從單一的合同管理到依據合同進行企業經營管理,對企業完善治理、高效組織、精細運營、控制風險、明晰戰略,以提升企業核心競爭力、保障企業穩健運營,有著重要意義。

【合同管理難點】

擬稿過程復雜:不少企業的合同擬稿沒有統一的規范,導致重復勞動量很大,沒有充分利用原有的簽約起草的知識,各部門協同擬稿的過程冗長低效。

審批過程繁冗:合同的審批過程采用紙質方式流轉審簽時,需要承辦人多次往返于不同的審批人間,且只能采取逐個提交的方式進行,辦公效率低下,審批人也無法快速方便獲取相關資料。

檔案管理繁瑣:傳統紙質合同與電子版合同共存,不同的人員想閱讀參考合同時,存在查找不方便的問題。尤其是領導需要了解多個相關合同時需要等待很長時間。

進度控制困難:由于合同數目多,參與人員多,合同進度的控制基本靠手工和普通Word、Excel管理已很難滿足公司發展需要,領導想全局或全程了解合同情況時存在很大障礙。

缺少預警機制:缺少對合同進度、結款等關鍵節點的預警,不能準確地預測近期可能的收支項目,幫助公司進行財務規劃,掌控現金流,從而影響資金運作效能。

信息匯總不便:采用手工或Excel管理時,由于不同部門的數據格式不統一,難以及時、全面、準確地采集和統計數據,數據搜集匯總工作需要耗費大量時間,影響領導的決策時間和效率。

【系統體系架構】

面向企業內控信息化管理需求的細分領域,我們基于自主研發的協同管理軟件平臺,提供合同管理、法律事務管理、招投標管理的信息化解決方案。以合同管理為核心,以法律事務管理、招投標管理為兩翼,為企業進一步實現精細化管理,防控企業經營法律風險,提升企業經營管理水平與核心競爭力,從而進一步保障企業穩健持續發展。

 

【系統主要功能】

東華合同管理系統以PDCA(計劃-執行-檢查-處理)為控制手段,在不斷深入學習先進企業管理理念的基礎上,整體規劃設計并不斷改進和完善,建立了一套統一的、對整個企業合同體系進行有效管理和監控的合同信息化平臺。在業務功能上,提供包括合同簽訂前的事務管理、合同起草、合同審批、合同文本歸檔、合同臺賬管理、合同收付款計劃、合同付款審批、實際結款、合同發票記錄、合同進度監控、合同變更以及對合同簽訂履行綜合成本效益統計分析的全方位管理。在管理模式上,提供從合同立項、談判、起草、簽訂、履行到合同履約結束的全生命周期管理模式。系統以合同管理為主線,貫穿與合同相關的其他管理要素,例如:項目立項、預算控制、簽約方管理、詢價議價、費用管理、附件管理、預警監控、統計報表等。

²  合同簽訂前事務管理

對合同簽訂前期的相關事務進行管理,主要包括對客戶/供應商的考察、可行性研究分析、業務談判、詢比價、招投標等事項的管理和階段結果跟蹤。

²  合同起草

系統提供了四種合同起草方式:使用固定模板起草合同、使用參考模板起草合同、自由起草合同、使用對方提供的合同起草。在線起草合同時,系統能保護合同格式、自動提取簽約要素、協同編制合同文本、跟蹤文本修訂痕跡和管理歷史修改版本。通過合同模板的運用,可大大降低因起草人條款描述不嚴謹導致的合同風險;而合同審查人員在進行條款審查時,主要審查合同中填寫的合同要素或修改條款的規范性和準確性即可,提高了合同起草和審查效率。

²  合同審批

系統采用新一代工作流引擎,完全以圖形的方式呈現工作流配置頁面,系統管理員進行審批流程配置非?旖、簡便。在流程審批過程中,系統將實時發送審批提醒消息給相關審批人員,而通過流程圖則可直觀的查看跟蹤整個審批流程的執行情況。

²  合同臺賬管理

對于簽訂后的合同形成合同臺賬,基于合同臺賬可進行合同檢索、信息查閱、履行監控、合同收付款、合同變更、統計報表等合同相關業務處理,是貫穿合同全生命周期管理的主線。

²  合同收付款管理

提供合同收付款計劃管理、月度資金計劃管理、合同付款審批、合同實際結算、合同發票管理、應收賬款等合同資金相關的管理功能。

²  合同履行管理

對合同履行進度進行監控,根據合同約定條款,對節點驗收、款項支付等關鍵節點進行自動預警,方便做好進度協調和財務規劃。并對合同變更、合同違約、合同解除、合同索賠等合同異常情況進行狀態跟蹤。

²  項目合同管理

以項目作為管理中心,基于系統對項目關鍵過程進行管理,并將項目各階段執行過程中產生的各類合同與項目建立直接緊密的關聯關系。從而使項目管理人員及合同管理人員可以從項目的視圖角度,跟蹤管理與項目相關的所有合同的簽約、履行情況。

²  合同風險管理

合同風險管理包括事前審查和業務風險控制、事中進度監控、事后評估分析三方面。事前審查主要體現在供應商審查、合同草案審批、付款審批等流程控制上;業務風險控制主要包括合同條款起草、合同文本修改等方面的風險管控。事中進度監控則主要是合同履行過程中針對合同付款、合同執行進度的預警提醒。供應商評價和合同評價則是事后評估分析兩種重要的手段,通過供應商評價和合同評價機制的建立與有效執行,為后續的合同簽約和履行提供強有力的參考依據,提高合同風險管控能力。

²  系統集成

合同管理系統基于開放的數據庫平臺和主流軟件技術構架設計,能夠與企業門戶、OA、ERP、財務等其他異種系統進行相關業務集成,使信息充分共享。

²  移動應用

系統支持使用智能手機或平板電腦(IOS、Android、WindowsPhone等)進行業務審批、查看業務數據和審批歷史等。

 

【系統功能特色】

ž   采用全程一體化動態建模,架構靈活,隨需應變,能快速響應業務需求;

ž   系統界面及各業務模塊風格統一,簡單易用,貼近用戶習慣;

ž   真正基于集團級企業組織架構及管理模式,實現分組織、分部門、分崗位、分人員、分業務管理模塊的系統權限控制;

ž   基于新一代工作流引擎技術,實現多分支工作流平臺,能按照不同的組織部門、業務類型、單據屬性等流程約束條件配置審簽流程,并以圖形化方式監控流程審簽過程,實時提供審批待辦提醒,清晰直觀的留存審批歷史記錄等;

ž   能與前端的招投標或商務談判等過程相結合,為合同簽訂及履行提供依據;

ž   支持Word電子合同文本打印二維碼或水印功能;

ž   可實現電子簽章功能,可采用攜帶硬件KEY簽章、或網絡簽章方案;

ž   基于系統接口平臺,以插件式技術實現與外圍系統業務集成接口,實現接口即插即用;

ž   提供豐富的數據統計分析能力,能以Excel報表、柱狀圖、曲線圖、餅圖等圖標形式輸出統計數據。

【系統應用價值】

²  規范合同起草方式,降低了合同起草風險

構建統一的合同信息化管理平臺,經辦人依據合同模板起草合同,合同條款修改痕跡可追溯,歷史版本可調閱,降低了合同起草的風險。合同審查時,只需重點關注文本的修訂部分和關鍵要素信息,提高了審查效率。

²  提高了合同審批效率,審簽過程可把控

合同審批電子化,代替由人工進行紙質合同跑簽的模式,降低了人工成本,提高了合同審批效率,整個審簽過程可實時監控,審批歷史可隨時查閱追溯。移動審批和短信提醒,更為領導隨時隨地進行業務處理和信息查閱提供了便捷的手段。

²  加強了合同履行的過程監控,防范合同履約風險

依據合同約定,對合同履行各個階段進行進度監控,基于系統提供的預警平臺,對合同履行的關鍵節點和收付款進行預警提醒,方便提前做好合同階段的工作安排協調和資金規劃,防范合同履約風險。

²  構建企業知識體系,保障制度貫徹執行

所有業務的處理過程在系統中存檔,為企業實際業務案例與經驗的積累打下良好的基礎,為企業的知識體系構建和知識使用、創新提供了執行的平臺。另外,采用良好的信息化管理平臺,可以將制度執行和員工日常工作緊密結合,做到制度流程和執行流程一致。

²  信息集中共享,方便調閱,為領導決策提供準確、及時、廣泛的數據支撐

數據集中管理,信息充分共享,可以有效地改變企業信息分布比較散亂的現狀,為企業實現完整、規范的數據管理提供一個良好的平臺支撐,也為領導進行業務決策提供了更加準確、及時、廣泛的數據支撐。

²  為客戶提供全面合同管理解決方案

東華合同管理系統與企業管理咨詢相結合,可以為客戶提供全面的合同管理解決方案。通過系統的開放性和靈活性,可以有效地固化專業咨詢的工作成果,這就為客戶合同管理能力及水平的提升提供足夠的平臺支持。

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